Quản lý hồ sơ, tài liệu đơn giản hơn nhờ văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn bởi sự thông minh, tiện lợi và hiệu quả thiết thực mà loại hình văn phòng này mang lại. Một trong những tiện ích nổi bật không thể không nhắc đến của văn phòng điện tử đỏ chính là việc quản lý hồ sơ, tài liệu một cách dễ dàng, đơn giản và đảm bảo an toàn.

Đối với cách quản lý hồ sơ, tài liệu của các văn phòng truyền thống, dễ dẫn đến tình trạng rối thông tin, thất lạc hồ sơ, hồ sơ bị mối mọt, hỏng hóc… Chưa kể, việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo cách truyền thống, khi cần tìm tài liệu sẽ phải nhờ đến nhân viên văn thư, hoặc nhân viên văn phòng tự tìm kiếm, mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, những nhược điểm này sẽ được giải quyết hoàn toàn khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử.

Văn phòng điện tử giúp việc quản lý hồ sơ, tài liệu đơn giản hơn

Quản lý tài liệu lưu trữ là một ứng dụng nhỏ trong văn phòng điện tử. Với thiết kế giao diện dễ nhìn, các thao tác đơn giản và tiện lợi, bất cứ ai trong hệ thống cũng có thể dễ dàng cập nhật và xử lý tài liệu trên hệ thống của văn phòng điện tử.

Việc tìm kiếm tài liệu, hồ sơ cũng vô cùng đơn giản, chỉ với vài cú click chuột đã giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm được tài liệu mà mình muốn tìm kiếm, tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về mức độ bảo mật của ứng dụng lưu trữ của văn phòng điện tử bởi, phần mềm văn phòng điện tử có tính phân quyền, do vậy, các thông tin, tài liệu có thể sẽ có sự phân cấp để bảo mật thông tin cần thiết. Do vậy, sẽ luôn đảm bảo mức độ an toàn thông tin cao, tránh việc đánh cắp tài liệu, hồ sơ như việc lưu trữ thủ công.

Ngoải ra, văn phòng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn kinh phí lớn khi không phải in ấn giấy tờ hồ sơ, tài liệu và thậm chí là chi phí thuê kho để đựng tài liệu.

>> Văn phòng điện tử – Xu hướng phát triển trong kỷ nguyên số

>> Những điều cần biết về chứng từ điện tử trong lĩnh vực Thuế

Chính bởi những lợi ích thiết thực này, mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng văn phòng điện tử. Phần mềm văn phòng điện tử đã đáp ứng được nhu cầu thực tế, những đòi hỏi ngày càng cao của xã hội và trong thời đại công nghệ số như hiện nay.