Văn phòng điện tử – Xu hướng phát triển trong kỷ nguyên số

Sự bùng nổ mạnh mẽ của nền tảng công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến sự thay đổi chóng mặt của các phương thức sản xuất, kinh doanh, cách thức làm việc của các doanh nghiệp hiện nay. Trong số đó, không thể không nhắc đến mô hình văn phòng điện tử, nơi mà mọi vấn đề về công việc đều được giải quyết triệt để, mang lại hiệu quả công việc cao mà người lao động không nhất thiết phải gặp nhau. Đây là mô hình văn phòng đáp ứng được yêu cầu và thực tế làm việc của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay.

Văn phòng điện tử là gì?

Hiểu một cách nôm na, văn phòng điện tử là một văn phòng làm việc “ảo” dựa trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn để phù hợp với yêu cầu, thực tiễn làm việc của các doanh nghiệp. Với văn phòng điện tử, các doanh nghiệp có thể làm việc, quả lý tài liệu, tổ chức các cuộc họp một cách đơn giản, dễ dàng, mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng. Chỉ cần là thành viên trong “văn phòng điện tử”, bạn có thể làm tròn công việc một cách dễ dàng dù đang ở bất kỳ đâu.

Kỷ nguyên số và sự ra đời tất yếu của văn phòng điện tử

Sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử

Sự ra đời của văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và tối ưu nguồn nhân lực chất lượng cao.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí khi không phải mất thời gian cho các buổi họp nội bộ, giao ban, báo cáo…hàng tuần, hàng tháng, hàng quý… Thay vào đó, văn phòng điện tử sẽ giúp các nhân viên hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể set-up cuộc họp mọi lúc, mọi nơi, các loại giấy tờ in ấn không cần thiết sẽ được loại bỏ, bầu không khí căn thẳng thường có trong các buổi họp truyền thống cũng không còn nữa. Nhờ đó sẽ nâng cao chất lượng cuộc họp, chất lượng công việc.

Dễ dàng quản lý công việc, tài liệu

Với ứng dụng văn phòng điện tử, người dùng có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu hoặc hồ sơ một cách dễ dàng. Đây chính lợi ích thiết thực mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn sở hữu. Bởi, trước đây, khi quản lý tài liệu, hồ sơ theo cách thủ công, doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian, công sức cho công tác này, chưa kể việc bảo quản không tốt, sẽ dẫn đến tài liệu, hồ sơ bị mối mọt, thất lạc, hỏng hóc…

>> Những điều cần biết về chứng từ điện tử trong lĩnh vực Thuế

Tăng hiệu quả công việc

Thông qua ứng dụng văn phòng điện tử, mọi công việc của doanh nghiệp đều được giải quyết nhanh chóng, từ việc xác định yêu cầu, nhiệm vụ của một nhân viên trong từng chiến dịch công việc, đến việc phê duyệt, xác nhận công văn giấy tờ, hay họp hành đột xuất… Tất cả đều được giải quyết chỉ thông qua vài cú click chuột.

Với những ưu điểm vượt trội mà ứng dụng văn phòng điện tử mang lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp triển khai sử dụng mô hình này. Đây cũng là xu hướng phát triển tất yếu trong thời đại kỷ nguyên số.