Vì sao phần mềm văn phòng điện tử ngày càng được ưa chuộng?

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu, tạo ra nhiều chuyển biến trên mọi mặt của đời sống kinh tế – xã hội. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới, những biến động lớn từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tác động đến nền kinh tế Việt Nam nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng. Cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ mạnh mẽ đã và đang đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải thay đổi, đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hóa. Chính vì vậy, phần mềm văn phòng điện tử đang ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng và trở thành giải pháp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa

Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, quản lý tài liệu qua hệ thống hồ sơ, sổ sách đã trở nên quá quen thuộc với các doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ qua; thì văn phòng điện tử lại mang đến một môi trường làm việc mới hoàn toàn khác biệt, nơi tất cả đều được số hóa cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn phạm vi không gian, thời gian.

>> Xem thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp làm việc tối ưu trong mùa dịch Covid-19

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép quản lý con người, quản lý toàn bộ các công việc, hồ sơ… hoàn toàn trên hệ thống điện tử và các thao tác để đăng nhập hệ thống luôn đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện. Trên môi trường làm việc điện tử, các cán bộ, nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, cùng thảo luận, cùng chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thay vì các cuộc họp trực tiếp với những thứ quen thuộc như bàn, giấy, không gian chật chội, gò bó và đầy căng thẳng như trước đây; giờ đây, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện các cuộc họp online ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải có mặt trực tiếp ở văn phòng làm việc.

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Phần mềm văn phòng điện tử cho phép người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng phân cấp, phân quyền, phân công từng công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên trong tổ chức của mình. Từ đó, việc quản lý công việc, quản lý chất lượng làm việc của các nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn.

Lý do lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử
Phần mềm văn phòng điện tử giúp thiết lập hệ thống quản lý công việc tập trung

Hệ thống quản lý tập trung chính là một trong những đòi hỏi công việc trong thời đại công nghệ số hiện nay, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô lớn.

Ví dụ về một văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp ngành xây dựng sẽ có các chức năng như:

  • Quản lý đầu tư
  • Quản lý công trình
  • Quản lý cung ứng
  • Quản lý kho
  • Quản lý nhân sự
  • Quản lý tài sản
  • Quản lý công việc
  • Quản lý tài chính
  • Quản lý văn bản…

>> Xem thêm: Văn phòng điện tử trong thời đại công nghệ số

Nhìn vào chuỗi các chức năng này có thể thấy, phần mềm văn phòng điện tử mang đến một môi trường làm việc khoa học hơn, giúp các nhà quản lý có thể quản lý tập trung, giá, sát mọi công việc dễ dàng qua phần mềm quản lý.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Yêu cầu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong thời kỳ công nghệ số đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Chính vì vậy, việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử chính là một trong những giải pháp thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại hóa, giải phóng sức lao động, giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc và sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với một văn phòng làm việc truyền thống thì mọi việc trao đổi công việc, tác nghiệp đều phải thực hiện theo cách thủ công, tức là phải trực tiếp đến tận nơi để xử lý, để trao đổi. Với văn phòng điện tử, mọi việc đều có thể trao đổi, quản lý, theo dõi công việc trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Thêm vào đó, văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí văn phòng phẩm như giấy tờ, bút mực…

Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi bó phụ thuộc vào sự tác động của rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Việc ứng dụng công nghệ chính là một trong những nhân tố góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Với 04 lý do nổi bật trên, phần mềm văn phòng điện tử đã và đang trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.