Không chỉ là các doanh nghiệp lớn, giờ đây, các hộ, cá nhân kinh doanh cũng cần đặc biệt chú ý những quy định khác nhau về hóa đơn khi triển khai kinh doanh. Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng có gì khác biệt? Quy định nào hộ, cá nhân cần biết khi sử dụng các loại hóa đơn khác nhau? Cùng CyberLotus tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Hóa đơn GTGT và Hóa đơn bán hàng: Làm sao để nhận biết

1.  Hóa đơn GTGT

Điều 8, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn được gọi là Hóa đơn đỏ do liên 2 in màu mực đỏ) do cơ quan Thuế in ấn, phát hành là loại hóa đơn được tổ chức kinh doanh sử dụng, kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng được dùng trong một số hoạt động kinh doanh sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
• Hoạt động vận tải quốc tế
• Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài

1. Hóa đơn bán hàng

Theo Điều 8, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 23 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hóa đơn bán hàng điện tử và hóa đơn bán hàng do cơ quan Thuế in ấn, phát hành là loại hóa đơn được tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng, kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn này dùng trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn GTGT

Khoản 4, Điều 1 Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi) số 31/2013/QH13 quy định:

Phương pháp khấu trừ được áp dụng cụ thể cho các trường hợp sau:

• Cơ sở kinh doanh hàng năm từ bán hàng hóa, cung ứng dịch từ 1 tỷ đồng trở lên, trừ hộ, cá nhân kinh doanh.
• Các cơ sở đăng ký kinh doanh tự nguyện, áp dụng theo phương pháp khấu trừ, trừ hộ, cá nhân kinh doanh.

Do vậy, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không được sử dụng hóa đơn GTGT cho các hoạt động thương mại của mình. Nếu muốn sử dụng hóa đơn GTGT, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang mô hình hoạt động như doanh nghiệp và phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán,hóa đơn, chứng từ. 

Quy định về sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

1. Hóa đơn điện tử:

Khoản 3, Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định:

“3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

(Khoản 5, Điều 51 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: “5. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.”).

Khoản 4, Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định:

 “4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.”

1. Hóa đơn giấy do cơ quan Thuế phát hành:

Khoản 1, Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Cục Thuế) đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh … không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng“.

        Khoản 2, Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bán hóa đơn của cơ quan Thuế như sau:

• Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.
• Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
• Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
• Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này (tức là được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố).

————————

Tài liệu tham khảo:

• Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi) số 31/2013/QH13;
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Thông tư 78/2021/TT-BTC;
• Các bài viết liên quan.

Lời kết

Hóa đơn luôn là nhân tố quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thu, chi trong kinh doanh, bởi vậy việc hiểu rõ chức năng cũng như quy định sử dụng của các loại hóa đơn khác nhau sẽ hỗ trợ các chủ hộ kinh doanh trong việc kê khai, đảm bảo tính minh bạch của quá trình buôn bán, tránh những sai phạm không đáng có. Hy vọng bài viết đã giải đáp những băn khoăn của bạn đọc, mang lại những thông tin giá trị cho chủ hộ trong quá trình kinh doanh.