Một văn phòng không có hoặc có rất ít giấy, mực sẽ góp phần rút ngắn thời gian, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí trong công tác điều hành nội bộ. Chính vì vậy, văn phòng điện tử ngày càng được các ban ngành, đoàn thể, các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng vào thực tiễn công việc, thay thế cho văn phòng giấy truyền thống. Vậy, muốn triển khai văn phòng điện tử thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều kiện gì?
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành công việc, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Với phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp tạo nên một hệ thống quản lý tập trung, các nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành và quản lý công việc từ xa, mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng phân công công việc; các nhân viên trong doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi tiến độ, nắm bắt nội dung công việc được giao và dễ dàng sắp xếp thực hiện công việc. Thêm vào đó, phần mềm văn phòng điện tử tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại và tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí.
Các điều kiện để triển khai văn phòng điện tử
Để có thể triển khai sử dụng văn phòng điện tử các doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều kiện sau đây:
Có hệ thống máy tính hoặc các thiết bị thông minh có kết nối mạng
Đây là một trong những yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng được văn phòng điện tử. Vì tất cả mọi hoạt động quản lý, trao đổi công việc hay xử lý thông tin từ các lãnh đạo đến nhân viên đều được thực hiện trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh.
Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và hầu hết mỗi cá nhân đều có laptop riêng và sử dụng các thiết bị di động thông minh. Chính bởi vậy, việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay là điều tương đối dễ dàng.
Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử
Phần mềm văn phòng điện tử cũng là điều kiện quan trọng cần phải có để thực hiện văn phòng hiện đại. Các phần mềm này là công cụ chính làm nên văn phòng điện tử, bởi trong nó sẽ được tích hợp nhiều chức năng tiện ích giúp các đơn vị quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều hành văn phòng và quản lý công việc.
Đảm bảo người dùng có các kỹ năng máy tính cơ bản
Việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử thay thế cho văn phòng truyền thống không yêu cầu người dùng phải có trình độ máy tính cao, chuyên nghiệp mà chỉ cần có những kỹ năng máy tính cơ bản. Bởi vì, hầu hết các phần mềm văn phòng điện tử hiện nay đều được thiết kế khoa học, giúp mọi người có thể trải nghiệm sản phẩm chỉ qua vài thao tác đơn giản, dễ dàng; thực hiện xử lý công việc nhanh chóng.
Lời kết
Như vậy có thể thấy, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đáp ứng được các điều kiện để có thể triển khai sử dụng văn phòng điện tử. Một trong những điều kiện quan trọng nhất đó chính tìm kiếm và lựa chọn được phần mềm văn phòng điện tử của đơn vị uy tín, chất lượng đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp phát triển.
—————————
CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS
Tổng đài CSKH: 1900 2038
Hotline: 0938 262 038
Website: cyberlotus.com
Email: info@cyberlotus.com