Trong bối cảnh công nghệ số nói chung và “làn sóng” số hóa đang ngày càng phát triển như hiện nay, số hóa trong vận hành doanh nghiệp đã không còn là một sự lựa chọn mà đã trở thành bước đi tất yếu của tất cả các doanh nghiệp nếu muốn bứt phá và phát triển. Trong bài viết này, CyberLotus sẽ gợi ý những giải pháp doanh nghiệp có thể áp dụng trong thời đại số.

Vận hành doanh nghiệp, hiểu thế nào cho đúng

Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế, điều phối mọi hoạt động trong tổ chức. Nhà lãnh đạo, quản lý sẽ quyết định cách sử dụng nguồn lực và thiết lập quy trình liên kết các bộ phận phối hợp làm việc, hướng tới hoàn thành một mục tiêu chung. 

 

Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu trong doanh nghiệp. Nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả, đem lại giá trị hữu ích. Một doanh nghiệp chỉ phát triển mạnh mẽ khi có hệ thống vận hành bài bản, sẵn sàng cải tiến để tồn tại trong thị trường biến động.  

Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay

Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành

Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố:

 

• Tự động hóa: Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động.
• Số hóa: Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi.

WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai

WFA (Work from anywhere) – làm việc ở bất kỳ đâu, đã và đang dần trở thành xu hướng vận hành doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức vận hành linh hoạt bất kể trong bối cảnh, điều kiện nào, từ đó ngăn chặn mọi rủi ro gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động. Các mô hình WFA được áp dụng phổ biến trên thế giới chia làm 4 loại:

• WFH (Work from home) – Làm việc tại nhà
• Satellite Office – Văn phòng vệ tinh
• Neighborhood – Văn phòng chia sẻ
• Mobile Worker – Làm việc di động

Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là:

• Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp: Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp.
• Công nghệ hỗ trợ: Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc.

5 bước cải thiện vận hành doanh nghiệp chủ doanh nghiệp cần nắm rõ

Xác định vướng mắc trong quá trình phát triển doanh nghiệp

Việc xác định, theo dõi và phân tích KPI sẽ cho thấy điểm thiếu hiệu quả trong hoạt động hoặc giúp nhà quản lý phát hiện ra những vấn đề đang cản trở công ty tăng trưởng. 

Chẳng hạn, nếu quá trình vận hành chuỗi cung ứng luôn hoạt động kém hiệu quả, chu kỳ đặt hàng kéo dài ảnh hưởng đến trải nghiệm người mua thì bạn có thể cần đánh giá lại quy trình, nhân sự phụ trách và thiết bị tại khâu đó. 

Xác định và đo lường các số liệu quan trọng

Trước khi bắt đầu cải tiến, nhà quản lý cần xác định và đo lường các chỉ số hiệu suất chính. Bảng đo lường tiêu chuẩn cho phép bạn đánh giá chính xác kết quả hoạt động và khắc phục khó khăn kịp thời.

Các số liệu đo lường cũng nên được điều chỉnh phù hợp với từng lĩnh vực, chuyên môn khác nhau. Ví dụ, KPI cho quản lý chuỗi cung ứng có thể bao gồm:

• Tỷ lệ hàng tồn kho
• Doanh thu đạt được
• Rút ngắn chu kỳ cung ứng, giao hàng đúng giờ cho khách hàng… 

Phân tích và cải thiện các quy trình hiện có

Phân tích quy trình là hành động tiến hành đánh giá hoạt động trong quá trình vận hành kinh doanh từ quy trình phối hợp, yếu tố ảnh hưởng, công cụ hỗ trợ, dữ liệu đến kênh tương tác của doanh nghiệp đang ứng dụng.

Phân tích quy trình kinh doanh cần được thực hiện bởi một đội ngũ đã làm việc lâu năm, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng như lãnh đạo các bộ phận, chuyên viên, leader. Đồng thời, bạn có thể tiến hành phỏng vấn một số khách hàng, đối tác để khai thác góc nhìn đa chiều, cải thiện quy trình chuẩn xác nhất. 

Thiết kế, ban hành quy trình mới

Bên cạnh việc cải thiện các quy trình hiện có, doanh nghiệp cũng cần bổ sung các quy trình mới.

Ví dụ, khách hàng rất hứng thú với các bài viết trên website, fanpage sản phẩm tuy nhiên, lượt chốt đơn thấp. Điều này cho thấy quy trình sale, chăm sóc khách hàng chưa chuyên nghiệp, chưa tăng doanh số. Công ty cần cải thiện quy trình chốt đơn, chăm sóc khách hàng để chuyển đổi hành động chốt đơn của khách hàng.

Cập nhật xu hướng thay đổi của thị trường

Cập nhật xu hướng kinh doanh mới cũng giúp bạn tối ưu hóa quy trình hiệu quả. Hiện nay, sự phát triển của công nghệ được xem là động lực lớn nhất thúc đẩy cải tiến vận hành doanh nghiệp. Bạn sẽ nâng cao sức cạnh tranh so với đối thủ, cắt giảm tình trạng lãng phí, tận dụng tối đa nguồn lực và nắm bắt cơ hội tăng trưởng doanh thu nhanh hơn. 

Chinh phục quy trình vận hành doanh nghiệp với bộ giải pháp số của CyberLotus

Trong bộ máy doanh nghiệp, công nghệ là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của hệ thống vận hành. Bởi vậy, ngày càng nhiều các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư vào các phần mềm quản trị để ứng dụng vào bộ máy vận hành của mình.

 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý chuyển đổi số đồng đều, tránh áp dụng phần mềm rời rạc khiến dữ liệu bị phân mảnh, quy trình làm việc vẫn trải qua nhiều bước phức tạp. CyberLotus trân trọng mang tới cho khách hàng  bộ giải pháp kiến tạo không gian làm việc số tinh gọn, đáp ứng đầy đủ chức năng cho nhà lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi.

 

CyberCare: Phần mềm BHXH điện tử hỗ trợ các doanh nghiệp, người lao động thực hiện tốt nhất việc khai báo các thông tin, nghiệp vụ kê khai bảo hiểm thông qua hệ thống điện tử theo đúng quy trình của cơ quan quản lý BHXH. 

 

CyberBook: Phần mềm kế toán online với đầy đủ nghiệp vụ, tốc độ xử lý nhanh, nhiều tiện ích hỗ trợ, giúp quản lý hiệu quả công tác tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

 

CyberBill: Phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện được Tổng cục Thuế chứng nhận và khuyến khích sử dụng

 

CyberTax: dịch vụ T-VAN của Công ty Cổ phần Công nghệ CyberLotus được Cơ quan thuế cho phép cung cấp dịch vụ truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu điện tử về thuế giữa người nộp thuế và cơ quan thuế để thực hiện giao dịch bằng phương thức điện tử.

 

CyberSign: Phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử trên nền tảng điện toán đám mây. Giúp tổ chức, doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số ngay hôm nay.

Liên hệ hotline của chúng tôi ngay về những sản phẩm hiệu quả nhất trong vận hành doanh nghiệp

Hotline: 0938.2620.38

Website:  cyberlotus.com

Email: info@cyberlotus.com