Cách mạng 4.0 đang đem lại cơ hội lớn nhưng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết về thay đổi phương thức làm việc, từ thủ công sang “số hóa”. Đây cũng là môi trường làm việc lý tưởng trong thời đại công nghệ số, đáp ứng nhu cầu và những đòi hỏi ngày càng cao về một môi trường làm việc năng động, tích cực.
Công nghệ số ảnh hướng to lớn đến công tác quản trị văn phòng
Thời đại công nghệ số đã đặt ra những đòi hỏi, thách thức đối với công tác quản trị văn phòng hiện nay, làm thay đổi sâu sắc diện mạo của nền kinh tế, đồng thay thay đổi phương thức làm việc và cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau. Khi cả thế giới đã bước sang kỷ nguyên số nhưng Việt Nam vẫn còn đang loay hoay trên con đường công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì cuộc cách mạng này chính là cơ hội duy nhất để đưa nước ta tiến kịp với thế giới.
Một trong những yêu cầu cơ bản của thời đại công nghệ số tại Việt Nam có lẽ phải đi lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc. Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế.
Thực tế cho thấy, những rào cản tâm lý trước khi triển khai văn phòng điện tử vẫn còn hiện hữu trong mỗi cá nhân hoặc vẫn còn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là một thói quen trong quản lý công việc đã trở thành rào cản khi muốn thay đổi phương pháp làm việc, cách thức hoạt động, những thứ vốn dĩ đã ăn sâu vào tiềm thức tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp.
Tuy nhiên với sự phát triển như vũ bão của nền công nghệ số, các doanh nghiệp muốn phát triển, muốn vươn xa, bắt kịp xu hướng chung của thời đại thì bắt buộc phải chuyển đổi để đáp ứng những đòi hỏi thực tiễn của công việc, của đối tác, đặc biệt là những đối tác nước ngoài.
Bên cạnh đó, sự phát triển của những phần mềm văn phòng điện tử với giao diện dễ sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật cũng là những yếu tố thúc đẩy các doanh nghiệp ngày càng tiến gần hơn, lựa chọn văn phòng điện tử thay cho văn phòng truyền thống.
Số hóa thao tác – vũ khí mềm không thể thiếu
Một trong những cơ quan nhà nước đi đầu trong việc thực hiện số hóa văn phòng, cải cách thủ tục hành chính phải kể đến Bộ Tài chính. Trong 5 năm liên tiếp (2012 – 2017), đơn vị này liên tục dẫn đầu 20 bộ ngành về khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin (theo báo cáo ICT Index 2017). Mỗi năm, Bộ đã xử lý gần 80.000 tờ trình, nhận khoảng 200.000 và gửi đi 25.000 văn bản điện tử, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính.
Đối với các doanh nghiệp, văn phòng điện tử giúp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động.
Lời kết
Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.
—————————
CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS
Tổng đài CSKH: 1900 2038
Hotline: 0938.2620.38
Website: cyberlotus.com
Email: info@cyberlotus.com