Bên cạnh những lưu ý về việc lưu trữ chứng từ điện tử, thì việc tiêu hủy chứng từ điện tử cũng là việc quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm bắt rõ những quy định của pháp luật. Dưới bài viết này, CyberLotus sẽ giúp doanh nghiệp lập chi tiết các nội dung quan trọng về tiêu hủy chứng từ điện tử hợp pháp.
Như thế nào hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử?
Trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử, những nhầm lẫn, sai sót từ phía khách quan và chủ quan là điều không thể tránh khỏi. Vậy, khi nào doanh nghiệp cần hủy hiệu lực của chứng từ điện tử và khi nào cần tiêu hủy chứng từ điện tử?
Tại khoản 8,9 Điều 3 Nghị định 165/2018/NĐ-CP đã quy định rõ:
- Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử” là biện pháp làm cho chứng từ điện tử không còn giá trị sử dụng trên hệ thống thông tin.
- “Tiêu hủy chứng từ điện tử” là biện pháp làm cho chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin đã được chứa trong chứng từ điện tử.
Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức hủy hiệu lực của chứng từ điện tử hay tiêu hủy chứng từ điện tử.
Quy định tiêu hủy chứng từ điện tử
Tại Điều 11 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, có hiệu lực ngày 10/02/2019, quy định tiêu hủy chứng từ điện tử như sau:
- Chứng từ điện tử, chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.
- Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
- Hệ thống thông tin phải ghi nhận việc tiêu hủy chứng từ điện tử dưới dạng danh mục kèm thông tin về thời điểm và người thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử, lưu trữ danh mục này trên hệ thống, sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết.
Lời kết
Với những thông tin trên, CyberLotus hi vọng đã giúp doanh nghiệp phân biệt được thế nào là hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử, quy định về tiêu hủy chứng từ điện tử theo đúng quy định của pháp luật, không làm ảnh hưởng và gián đoạn đến hoạt động của doanh nghiệp.
—————————
CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS
- Tổng đài CSKH: 1900 2038
- Hotline: 024 32 0000 77
- Website: cyberlotus.com
- Email: info@cyberlotus.com